保有個人情報の開示、訂正、利用停止請求手続

• 個人情報保護制度の改正について

1.個人情報保護制度の実施機関は

知事、教育委員会、選挙管理委員会、人事委員会、監査委員、公安委員会、警察本部長、労働委員会、収用委員会、海区漁業調整委員会、内水面漁場管理委員会、公営企業管理者、病院事業管理者及び県が設立した地方独立行政法人です。

2.自分の個人情報を見たいとき（保有個人情報の開示請求）

どなたでも御自身に関する「保有個人情報」を開示請求することができます。

本人、未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人、本人の委任による代理人が請求できます。

注意：「保有個人情報」とは、実施機関の職員が職務上作成・取得した個人情報で、組織的に利用するものとして保有するもののうち、公文書に記録されているものです。
ただし、官報や新聞等不特定多数に販売することを目的として発行されるものや県立図書館等一般に利用できる施設で閲覧できるものなどは除きます。

(1)開示請求の方法

開示請求をされる方は、「保有個人情報開示請求書（PDF：251KB）」に氏名、住所、開示を求める保有個人情報の内容などを記載して、県民情報センター（個人情報総合窓口）に提出してください。

保有個人情報開示請求書の記載方法については、開示請求書の記載方法（PDF：97KB）を御覧ください。

出先機関で保有している保有個人情報の場合は、その出先機関に提出することもできます。

• 請求には、本人確認書類（運転免許証、旅券、個人番号カードなど）の提示又は提出が必要です。
• 本人の法定代理人が請求する場合は、法定代理人の資格を証明する書類（戸籍謄本、登記事項証明書など）も必要です。
• 本人の委任による代理人が請求する場合は、委任代理人の資格を証明する書類（委任状など）も必要です。

郵送による開示請求の場合は、本人確認書類に加えて、住民票の写し等を添付してください。

郵送による開示を希望される場合は、「普通郵便」「簡易書留」「本人限定受取（特例型）」の3種類の郵送方法（PDF：172KB）のうち、いずれかひとつを選んでいただきます（御指定の郵送方法に必要な郵送料実費の負担をお願いします。）。

【口頭により開示請求をすることができる保有個人情報】

県が実施している各種資格試験や入学試験、職員採用試験等の結果については、本人に限り口頭による開示請求ができ、その場で本人に開示（原則として閲覧又は口頭による伝達の方法によります。写しの交付を希望される場合は、「請求書」を提出して開示請求を行なってください。）します。

（口頭により開示請求をすることができる保有個人情報については、口頭により開示請求をすることができる保有個人情報を御覧ください。）

• この場合も、本人であることを示す書類（受験票等）が必要です。

（詳しくは各試験担当所属までお問い合わせください。）

(2)開示・不開示の決定

原則として、開示請求のあった日から14日以内に開示するかどうかについて決定し、文書でお知らせします。

なお、第三者に意見書を提出する機会を与える場合や公文書が大量である場合など、正当な理由があるときは、決定までの期間を延長することがあります。

1. 開示できない保有個人情報（不開示情報）
   開示請求があった保有個人情報は、原則として開示しますが、例外として、個人情報の保護に関する法律第78条に掲げる情報が記録されている保有個人情報は開示できません。
2. 部分開示
   開示できない情報が記録されている保有個人情報であっても、その部分を除いて開示できる場合には、部分開示を行います。
3. 存否応答拒否
   保有個人情報の内容によっては、保有しているかどうかをお答えできない場合もあります。

3.保有個人情報の開示

保有個人情報の開示は、お知らせした日時・場所で行います。（保有個人情報の開示を希望する場合は、原則として開示決定後30日以内に開示実施の申出を書面により行う必要があります。なお、開示請求書に希望する開示の方法を記入し、当該記入事項により開示の実施が可能である場合は、申出を省略することができます。）

閲覧、聴取及び視聴は無料ですが、写しの交付を受けられる場合は、複写費用を負担していただくことになります。

写しの種類と費用の額は、保有個人情報の写しの交付に要する費用一覧（PDF：49KB）を御覧ください。

注意：郵送による開示の場合、御指定の郵送方法（PDF：172KB）に必要な郵送料実費を併せて負担していただきます。

• 支払方法（PDF：76KB）を御確認ください。

4.自分の個人情報が誤っていたとき（訂正請求）

開示を受けた保有個人情報の内容に事実の誤りがある場合は、実施機関に対してその訂正を請求することができます。訂正請求の手続は、開示請求の場合と同様です。

注意：「保有個人情報訂正請求書」の様式と記入例（PDF：242KB）です。
記載方法については、訂正請求書の記載方法（PDF：101KB）を御覧ください。

原則として、請求のあった日から30日以内に訂正するかどうかについて決定し、文書でお知らせします。

なお、やむを得ない理由により決定期間を延長することがあります。

5.自分の個人情報が不適正に取り扱われているとき（利用停止請求）

開示を受けた保有個人情報の取扱いが不適正である場合は、実施機関に対してその利用の停止、消去又は提供の停止を請求することができます。

利用停止請求の手続は、開示請求の場合と同様です。

注意：「保有個人情報利用停止請求書」の様式と記入例（PDF：243KB）です。
記載方法については、利用停止請求書の記載方法（PDF：103KB）を御覧ください。

原則として、請求のあった日から30日以内に利用停止するかどうかについて決定し、文書でお知らせします。なお、やむを得ない理由により決定期間を延長することがあります。

6.決定に不服があるとき

開示、訂正又は利用停止するかどうかの決定に不服がある場合は、行政不服審査法に基づく審査請求をすることができます。審査請求を受けた実施機関は、一定の場合を除いて宮崎県個人情報保護審議会の意見を聴いて、裁決を行います。

注意：「審査請求書」の様式と記入例（PDF：53KB）です。

7.苦情の申出

どなたでも、実施機関が行なう個人情報の取扱いに関して、苦情を申し出ることができます。

8.個人情報窓口の御案内

個人情報窓口では、個人情報取扱事務登録簿及び個人情報ファイル簿の閲覧、保有個人情報の開示請求、訂正請求及び利用停止請求の受付、実施機関の個人情報の取扱いに関する苦情相談の受付などを行います。